Знакомство с основами делопроизводства

Программа стажировки для организаций по теме "Организация делопроизводства"

знакомство с основами делопроизводства

Обучение новых сотрудников правилам делопроизводства. человек, и к гигантам, одно беглое знакомство с которыми может занять день или два. менее серьезной организации, то с основами делопроизводства он знаком. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы. Целью стажировки является знакомство с основами организации делопроизводства. Для работы предоставляются образцы документов: номенклатура.

Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел. Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер — код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период — на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы. Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия.

Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код номерместо в архиве, срок хранения.

Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства

Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания. Виды документов в организации Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной: Входящие — поступающие в организацию извне — всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

знакомство с основами делопроизводства

Исходящие — отправленные из организации — всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам ответы, письма, решения. Внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам ОРД. Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. В РФ, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию.

Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России Росархив и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций. Источниками для разработки должностных инструкций являются: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

знакомство с основами делопроизводства

Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы. Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами.

Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат: Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки. Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами.

Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

знакомство с основами делопроизводства

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

знакомство с основами делопроизводства

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем. Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

Обучение новых работников правилам делопроизводства

Основные организационные структуры службы ДОУ: Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: В функции секретариата входит: К его функциям относятся: Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов. Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях.

В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения отделы, секторы, группы: Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

знакомство с основами делопроизводства

Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива. Группа контроля бюро, инспекция, отдел осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Группа писем обращений граждан занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр. Архив организации — осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.